此细节安排表，依照“招商会流程总表”，对于总表各项工作中，需注意方面以及细节方面加以详细说明，特定此细节。

 

一、目标确认：

 

A. 主题及会标定义：

 

成功的招商会议是企业打开区域市场或者全国市场中很关键的环节，一方面企业可以通过招商会议，向潜在或者意向客户传递产品、营销、代理优惠政策等信息，以吸引客户加盟，使我们通过这样有效的渠道拓展市场。另外招商会也是树立企业品牌与宣传的很好方式。 策划招商会首先要确定一个好的主题，然后拟定会议时间和地点。招商会是个系统工程，分会前、会中、会后三个阶段，每个阶段又分为许多步骤，环环相扣、紧密连接。所以需要整体团队具有高度的协作与执行能力，才能使会议达到理想的目的。

 

关于主题设置宗旨:展示产品特点及公司实力, 树立经销商信心, 促成潜在客户签单。

 

二、流程设计：

 

A. 整体流程设计：

 

参照“招商会流程总表”

 

B. 招商会：

 

参照具体当日当时“招商会日程安排表”

 

三、讲师、地址确认：

 

A. 主持人、讲师、嘉宾确认：

 

主持人工作要求

 

1、 主持人必须提前熟悉会场、会议主题、内容等；

 

2、 会前先宣布会议程序和会议须知，并将注意事项进行公布；

 

3、 拟定每位嘉宾的经历与职务简介，当嘉宾上台前进行介绍；

 

4、 致辞结束后用简单的总结发动来宾为嘉宾鼓掌；

 

5、 事先准备好活跃会议期间的话题、活动；

 

6、 主持人的煽动性和会议的气氛息息相关。

 

讲师工作要求

 

待定

 

嘉宾确认及站点确认

 

1、 为了方便来宾确认，确认方式分几种情况：传真确认，电邮确认，信函确认，电话口头确认。需接站的来宾应提供移动通讯方式，以备急用。

 

2、 无论是推荐还是通过其它信息来的客户，对其前来的意向一定要有个大概的认识，省代理、市代理、区县级还是兼职拓展者，只有明确后才方便我方进行有效的拓展与分组工作。尤其是信息来源一项一定要询问清楚，避免出现拓展奖励纠纷。

 

3、 来宾出发前再进行一次电话沟通，确定中途方式/到达时间/是否安排接站，并再次

 

强调会场地址及乘车路线。

 

4、 接站人员凭接站名单确认接站人员并统一制作接站牌，选择结实耐用的材料，牌上写有明显的识别文字如：“成都市嘉洲新型防水材料有限公司招商会接站处”有些航班或车次经常出现晚点，所以最好安排站内接站人员长时间等候。

 

B. 招商会会场地址确认：

 

会场地址确定主要考虑一下方面

 

1、交通便利；

 

2、在当地比较知名；

 

3、具备同时开会、住宿、就餐的条件；

 

具体注意事项如下

 

1、住宿要求：以双人标间为主，无噪音，会务组安排在楼层首间或便于查找的位置，根据到会数最好给会务组安排四个房间，便于沟通；与酒店楼层或总台服务人员事选沟通好会议期间几点定时拔打叫醒提示电话/用餐电话/会前通知；避免分散住宿，所有房间要集中安排；提前将房间钥匙领取至会务组，来宾到会务组登记后领取房间钥匙。

 

2、就餐要求：就餐环境清洁卫生，能满足参会人员同时用餐的需求，每张餐桌是有餐桌号，便于分组后确认。就餐按酒店标准适当安排，原则是早餐、中餐自助，晚餐按10人台计算，招商大会后答谢晚宴，菜可适当增加，酒水以啤酒或红酒为主。

 

3、会场的费用的结算：专人负责和一人签字负责制，一定要和酒店负责人协商好，钥匙各个参会的客人一定要交押金给会务组，便于管理。

 

四、人员分工：

 

A. 制定“岗位职责一览表”，明确人员分工责任、完成度、各岗位所需物品统计；

 

人员分组与协调

 

1、分组的原则：分工和协调次序明白，首先是分工，完成自己份内的工作任务，其次是配合其他组的需要，千万不可发生自己的活没有干完，却忙这去干不属于自己的工作，结果出现了即没有耕好别人的责任田，也没有种好自己家的自留地。在自己本职工作做完或不忙的情况下应主动配合别的部门工作。

 

2、分组的设置：

 

总指挥：一般有公司老总或者副总担任，主要是会议前期的组织、后期服务和总协调； 副总指挥：这个岗位是最重要的，是执行总指挥，负责左右细节的安排和处理，同时注重会议议程科目和时间安排，市场业务处理；

 

会务组组长：一般有策划部经理担任或者市场部经理担任，要求心态平和，熟悉各个代理商的情况。负责会议接待、登记、会议资料的发放、各个住宿房间的安排及会场的整理、各个成员的分组、突发事件的处理和协调。用餐协调、与酒店的事务性安排，参会人员的往返接送等；若人员充足可在会务组中再设登记、接站两组；

 

会场组：会场秩序的调节、摄影、摄像、讲课进程的安排、会场现场的业务处理、会场气氛的营造；

 

后勤组：票务安排、会议各种费用结算、支付等；

 

沟通组：这个组责任最重，一般有分管区域经理或者市场部经理担任，成员是熟悉市场和具有谈判能力的人，负责参会人员的名单整理、分组、就餐安排、合同资料、与会人员的事务协调、意向代理商的沟通促进、配合会务组进行业务安排等。

 

3、分工固定但所设人员可以穿插调整，做到人人有事做，事事有人做。尽量做到包干到人，科学分配，避免一件事几次换人等重复用工现象。如：会场组人员在没有课程时可协助业务组谈判或会务组工作。

 

B. 工作手册：各岗位工作具体说明、具体流程、注意事项手册。

 

制定工作手册，打印分发至个组负责人。

 

五、邀请函制作：

 

A. 邀请函制作：需考虑到紧扣会议主题，表现公司形象，最好附加前往会场路线地图；

 

六、邀约培训：

 

A. 初期起步阶段：针对于公司渠道部人员开展邀约客户相关培训，注意事项等；

 

B. 中后期发展阶段：针对于已发展总代理、代理商开展发展经销商培训；

 

具体培训内容，根据当时所需求定。

 

七、物料筹备：

 

A. 会场布置设计：

 

设计会场布置平面图--主要考虑座次区域划分，设备等大件物品摆放位置；以及舞台布置图；

 

B. 准备物料准备清单：

 

依据各组工作内容，各组负责人统计各自所需物料情况、统一上报副总指挥汇总。

 

C. 物料设计、制作：

 

由副总指挥依据各组上报所需物料情况、统一安排设计、制作、发放物料。

 

八、会前培训：

 

此项适用于后期建立一定渠道架构后，大量开展经销商招商会议时，对所有业务人员开展的相关培训。

 

具体可分为：

 

九、招商会期间：

 

A. 会场布置：制作会场布置平面设计图，划分各区域；音响设备控制表；

 

B. 客户接待：客户往返程接待表，交与业务人员负责此项工作；

 

C. 签单动员：制作现场签单表，利用现场签单表促成现场签单；

 

D. 签单意向：制作签约意向卡，了解及分析未能成功促成客户的需求、及存在问题；

 

E. 协助签单：所有公司人员须帮助同事共同促成客户签单；

 

F. 签单统计：统计招商会签约情况并总结；

 

十、会后跟进：

 

A. 针对于参会客户情况，开展跟单动员工作；代理商发展经销商，可由代理商主办，省区域经理督办；

 

B. 整理签约客户资料：根据签约客户数量和级别，进行整理工作；

 

C. 催促打款，安排发货：重点跟踪高质量客户、有效跟进具备常规发展质量客户、辅助跟进有意向客户；

 

D. 各类终端促销方案落实及开展：及时有效地跟进方案落实与开展，协助代理商销货为关键之关键。