活动策划整体执行4大流程步骤，干货分享，直接上手？
今天已经是元宵节后一周了。因为疫情，大部分公司都让员工在家办公，但大部分网友表示，以前在公司上班是996，现在在家变成007了。一方面，很多公司因为疫情陷入危机，只能流失劳动力继续生活。另一方面，在家钓鱼的拖沓使得工作效率严重低下。你有什么样的情况？
至于公司的策划岗，不管在哪里，还是要做自己该做的，改变自己该做的。策划岗在我看来是一个掉头发不比程少的岗位，但基层一线策划的待遇却比黄袍加身和外卖小哥低。在这里，我没有看不起的意思，只是想表达，策划是白领中不那么好混的岗位。
所以，在这个流行期，是没有人打断我们策划大师灵感的时候。策划兄弟姐妹该升级了。今天给大家分享一下关于活动策划实施流程的详细干货。希望你在提高效率的同时，早日成为策划大神，过上美酒加咖啡的生活。
规划活动的整体实施过程。
策划的实施过程一般包括联系过程、策划过程、控制过程、标准控制工具等。在这些过程中，我们需要整合资源，构建整体活动模式，规范实施安排。
注:流程图中的现场台本是指专门用于各种活动的舞台剧本。在持有过程中，必须使用平台书，而不是脚本。台本规定并明确安排了上下人的顺序、时间、灯光变化、音效、道具布置等解说。在活动的具体安排上，台本一般分为轻本、道具本、有声本等。，用于提示灯控、声控、一般观众坐席等各司其职的人员。
1.参与过程
项目的联系，包括前期、中期、后期，要从最初的接触了解需求，到提出修改方案，再到最后的报告。这些过程如下:
(1)初次接触，明确意向
在接触客户的初始阶段，相当于我们通常所说的谈客户。所以需要准备公司宣传册、PPT、宣传片等相关资料，展示公司的优势和资源，以及活动的经验和案例。
在谈判过程中，要有意识地了解客户公司在做什么，公司的品牌调性是什么，这个活动的目的是什么。公司做一件事要多少预算，想达到什么规模效应，有没有初步的想法等等。这些信息，都是为后续的初步方案构思做准备。当然，找出参与这个项目的另一家公司的关键人物以及他们的合作意向是很重要的。毕竟如果遇到一些骗稿、骗方案的公司，真的是浪费青春。
(2)协商细节，反复沟通
在后续的谈判中，需要强调我们公司有哪些资源可以合作，有哪些案例可以借鉴(毕竟让客户找到自己想要的更直观)，这其实是为了不让客户知道自己想要什么。这个阶段会做活动的初步框架，明确什么样的主题，以什么样的形式展示，因为不确定的话，后面再改，什么都变了。
如果前期沟通的话，我司可以提供2-3份初步框架的草稿供客户选择，看客户的倾向，明确活动目的的重点和难点，为客户缩小范围，然后再讨论客户对活动的具体要求和建议。
(3)项目报告和最终确认
根据客户的意见对调整后的方案(包括策划部分、宣传部分、实施部分、详细预算)进行修改后，再去做最终提案。我们要穿上衬衫，准备好电脑，投影仪，PPT，翻页笔，把报告的方案打印出来。安排好现场提案的分工，比如谁做报告，谁回答问题，谁做决定等等。
注:合同何时签署和支付取决于我们如何与客户交谈。比较稳定的情况是先签合同确认合作，再做完整的提案。当然，也有很多大客户需要供应商竞争性演示，所以在确认合同条款和签订合同之前，建议书需要相对完整。
2.规划过程
这里对策划流程的介绍并不是按照查找资料、头脑风暴、设定主题、制作效果图、定义预算等一般工作项目来划分的，而是按照我们实际的工作阶段来划分的。我觉得从整体项目管理的角度来看会更清晰。
(1)第一次计划会议
项目的第一次策划会议主要由AE(客户总监)或AM(客户经理)牵头联系客户，准备客户简报(介绍项目需求和客户)，让活动部门负责人带领其部分的策划和执行作为一个整体出席。
会上，在了解了项目的需求和相关背景后，我们首先讨论了这个项目是否值得跟进。毕竟有些客户预算不多，但是又渴望上天，很难做到。如果你觉得你能做到，讨论活动的概念和表现形式。会后需要对活动的整体策划和实施做一个初步的策划案例，并逐层上报给公司，然后让负责客户的同事与客户沟通。
(2)初步协调会议
AE/AM与客户沟通后，根据客户意见确定了基本方向。接下来需要组织公司内部各职能同事进行协调，比如活动部负责人、策划、执行、制作、设计师、媒体、信息专员(这个岗位是做报名人员登记、信息整理等行政工作)。
会上要落实规划案的总体框架、表现形式、内容设计，明确预算内的基本费用，讨论宣传的渠道和重点。
会后策划要协调执行、制作、媒体等同事做方案初稿(包括策划方案、宣传方案、预算方案)，然后把内容交给设计师包装(做方案要穿上衬衫)。
(3)细节协调会议
协调会是最重要的阶段之一。在这个阶段，除了前期参与的人，部门主管或公司领导也需要参加。在会议上，应明确表达客户的意见，使方案更准确、更适用，并确定方案的内容和实施细节。如果有相关客户，这个时候公司领导会提出一些合适的、切实可行的意见。会上要提出并敲定场地效果图、宣传方案、材料方案、预算方案(费用和报价)。
会后策划需要协调各个环节的同事敲定策划和实施方案，如活动内容、实施流程、分工、宣传方案、整体预算等。，落实实施工作组的分工和安排。然后AE/AM拟定合作协议，配合公司的制作策划联系外包供应商，如印刷制作、场地、布置、会议、演艺、拍摄等。
(4)实施协调会议
这个会议的开证明合作已经明确了，至少在合同签订之后，所有需要合作的同事都需要出席，包括合作的供应商。在会上，要对敲定的方案进行详细的解释，将活动项目逐一分解(WBS工作结构)，展示工作安排的时间表(甘特图)，并分别列出各部分的工作安排，让每个同事清楚地知道自己的分工。
会后，这个项目已经正式立项。负责这个项目的项目经理需要控制整体的执行节奏，安排同事落实各种资源、外包、人员。
3.控制过程
管控在任何类型的项目中，都是流程中最重要的一环，因为无论一个项目多么平庸或者优秀，如果不能顺利进行，一切都会空。
(1)时间控制
如果活动时间不是因为不可抗力，一般不会更改。时间管理必须根据活动的最终时间进行倒排，这样才能保证每一项工作都被安排在合理的时间节点，并得到控制。
供应管理
合作的供应商应该是可靠的。毕竟外包部分有很多东西不是在自己手里进行的，不注意很容易出错。活动执行过程中会涉及到吃、穿、住、接待、印刷、布置、舞台、音响、道具、拍摄、录音等事宜。项目负责人需要有效地控制供应商以避免错误。
(3)人力控制
参与项目活动的人员，无论其职责大小，无论是内部人员还是外部人员，都应做好人员管理工作。每个人都知道自己的职责和功能是什么，甚至包括客人和志愿者。
4.标准控制工具(WBS工作结构、甘特图时间表)
(1)任务
把整个活动的工作分解成详细的任务，这样就可以明确的执行。
(2)附表
每项任务的安排都要明确什么时候开始，什么时候结束。
(3)序列
按顺序安排每项任务。
(4)节点
活动的整体进度需要监控，每个节点应该完成哪些关键任务是很清楚的。
(5)分工安排
每项任务都必须有相应的负责人。如果每个节点出现问题，需要相应的负责人立即解决。
