商务会议策划流程： 

 

    一、沟通准备: 就主办单位的总体构思和细节要求进行认真沟通，全方位考虑，按时做出2种以上合适的方案供选择。

 

    二、会议策划: 根据主办单位的会议要求，提供会议所选酒店情况、用餐地点、会场布置、交通工具、会务接待、设备租赁、考察线路等详细描述。并对方案进一步沟通，进行可行性分析，力求达到主办单位的预期效果。

 

    三、实地考察: 根据需要安排主办单位相关人员进行实地考察，对会议酒店、会议场地、接待流程、其他事项等进行考察商榷，对方案中的不完善部分进行补充和调整，确认彼此的分工。

 

    四、合作确认: 双方对方案和流程彼此都无疑义，按照约定签订合作协议，以书面的形式确认双方的责任、权利和义务。

 

    五、协议执行: 协议签订后双方严格按照约定执行，保证会议各项工作的顺利进行。

 

    在协议签订后，如果主办单位需要增加协议之外的服务视为协议的补充，需要再补签协议，补签协议是对原协议的扩展，都是有效协议，补充协议也是有效的结算凭据。

 

    六、会议结算: 会议结束后，承办方财务将会议的相关单据分类、自审，做出明细账目交主办单位的负责人及财务审核确认，按照协议约定结清款项。

 

    商务会议策划 

 

    一、会场预约 我们将根据你的需要，为您具体分析各种情况作出最完美的策划;我们将根据会议的级别，为您选择会议举办地;我们将根据会议对周边环境的要求，为您确定具体举办地点;我们将根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前为您预约。

 

    二、负责会场的布局，设备安装调试 我们将根据会议的具体情况，为您设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节;我们将根据您的需要，为您提供会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置;我们将根据您的需要，提前为您调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。

 

    三、印刷材料的设计制作 我们将为您的会议提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务;我们将根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案;我们将会为您的印刷品指定专门的厂家生产以及印刷;我们将根据您的需要，提前把印刷品送到会场或指定位置。

 

    四、参会者的接送 我们将根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆;我们的专车将会提前在指定位置等待参会人员，把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店。

 

    五、参会者的餐饮 我们将根据参会人员的喜好，为您预定各种形式的餐会:西餐、中餐、自助餐、宴会等等;我们将根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点，为您推荐不同的用餐地点。

 

    六、参会者业余时间的安排 我们将根据参会人员的喜好，为您设计不同的休闲方式;我们可以为您设计专门的旅游线路，方便您的出行;我们将为您介绍下榻酒店附近的娱乐设施，供你选择。

 

    商务会议方案 根据参加会议的人数不同、会议接待的准备工作的内容不同以及会议接待的方式不同，对会议的组织方法，礼仪要求也不同。

 

    首先是会议的筹备工作。

 

    ●根据会议规模，确定接待规格。

 

    ●发放会议通知和会议日程。

 

    会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。

 

    通知后面要注意附回执，这样可以确定受邀请的人是否参加会议，准备参加会议的是否有其他要求等。

 

    对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了外地人问路的许多麻烦。

 

    会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排，它是人们了解会议情况的重要依据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。

 

    ●选择会场。

 

    选择会场，要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。

 

    最好是达到一下标准: 第一:大小要适中。

 

    会场太大，人数太少，空下的座位太多，松松散散，给与会者一种不景气的感觉;会场太小，人数过多，挤在一起，像乡下人赶集，不仅显得小气，而且也根本无法把会开好。

 

     所以，英国的首相丘吉尔曾说:“绝对不用太大的房间，而只要一个大小正好的房间。

 

     第二:地点要合理。

 

    历史召集的会议，一两个小时就散的，可以把会场定在与会人员较集中的地方。

 

    超过一天的会议，应尽量把地点定的离与会者住所较近一些，免得与会者来回奔波。

 

    第三:附属设施要齐全。

 

    会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查，不能够因为“上次会议是从这里开的，没出什么问题，”就草率地认为“这回也会同样顺利”。

 

    否则，可能会造成损失。

 

    第四:要有停车场。

 

    现代社会召集会议，“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了。

 

    轿车、摩托车都要有停放处，会才能开得成。

 

    ●会场的布置。

 

    会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。

 

    一般大型的会议，根据会议内容，在场内悬挂横幅。

 

    门口张贴欢迎和庆祝标语。

 

    可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。

 

    桌面上如需摆放茶杯、饮料，应擦洗干净，摆放美观、统一坐席的配置要是。

 

    如何成功邀约客户

 

    首先，我认为在约客户之前，先要了解客户的基本资料。客户是什么样的性格，家庭状况如何，是注重保障还是注重投资或者养老呢?这是关键。

 

    其次，在了解了客户的基本资料后，我们该如何去邀约客户呢?我认为可使用以下几种方式:电话邀约、上门邀约、请柬式邀约(让助理送去)等方法。

 

    通过分析不同客户的资料和信息，我们用不同的方式进行邀约。在电话邀约时，我们可以使用一些话术。

 

    例如，某客户注重理财投资和保障的产品，我们可以告诉客户，我公司有一个投资、理财、保障一条龙的产品座谈会或者说联谊会。告诉客户，由于通过别人推荐，或者可以说公司把您列入了尊贵客户的名单，因此邀请您参加这次座谈会或联谊会。并告诉客户公司还配备了礼物送给他(她)，请他(她)一定要来参加(其中说明礼物是要本人签收的，增加说服力)。另外，语气要稍稍强势一些。

 

    上门邀请时，可以对客户说:“恭喜您被列入公司尊贵客户，所以上门来给您送来请柬并邀请您参加这次联谊会。并说明名额有限，切不可错过这个难得的机会。请柬式邀约，可以通过文秘或者扮演执行者，向客户说明:“因为您是公司的尊贵客户，我公司让我给您送来请柬，邀请您参加公司举办的联谊会。让客户一定要参加，说明公司对该客户的重视，并且让执行者反复强调一定去参加会议，以至说明执行者的工作到位。

 

    客户来了以后如何让他(她)认可并签单。这个问题主要还是要依*前期铺垫。前期客户一定要有保险理念，然后让客户了解公司，通过产品说明会，再进一步让客户对公司产生信任。可以用自己的专业知识和公司股票基金再一次说明公司实力。

 

    (注:在谈的时候，个人自信非常重要，因为自己的自信，才能说明公司的实力) 接下来，客户认可并做了意向性签单以后，又如何让她把保费交进来呢?当客户在现场意向性签单以后，我觉得应该注意以下几点:①应该在产品说明会的第二天或者第三天，以部门回访的形式回访客户，恭喜他(她)拥有了一份保障，并且让他(她)把保费存入银行，记住一定要强调“银行”，排除客户的心理障碍，以达到再一次邀约和促成的目的;②可以用公司奖励这一块来恭喜客户，以产品说明会入场券中奖的形式来再一次促成客户交费。